Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

FREETICKET S.A.S. (en adelante, "Freeticket"), identificada con NIT 901.257.240-3, con domicilio principal en Bogotá D.C., Colombia [dirección de notificación por unificar — ver nota final], es la Responsable del tratamiento de los datos personales recopilados en el marco de la operación de sus plataformas digitales —freeticket.us y appfreeticket.com (para Usuarios Fan), portal.freeticket.us (portal de gestión para Usuarios B2B) y los subdominios del tipo [artista].freeticket.us— así como de los datos personales de sus colaboradores, candidatos, proveedores, accionistas y demás terceros con quienes se relacione en desarrollo de su objeto social.

Correo electrónico para asuntos de datos personales: contacto@freeticket.us. Teléfono de contacto: +57 315 036 9479. El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares es el Área Legal y de Cumplimiento de Freeticket.

2. Marco Normativo

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 — Régimen General de Protección de Datos Personales.
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015 — reglamento general de protección de datos personales.
• Decreto 255 de 2022, que adicionó al Decreto 1074 de 2015 el régimen de Normas Corporativas Vinculantes para transferencias internacionales dentro de un mismo grupo empresarial.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), Título V, en particular su Capítulo 3 sobre transferencia y transmisión internacional de datos personales y el listado de países con nivel adecuado de protección.
• Circular Externa N.° 003 de 2025 de la SIC, sobre cláusulas contractuales modelo de la Red Iberoamericana de Protección de Datos para transferencias y transmisiones internacionales.
• Circular Externa N.° 002 de 2024 de la SIC, con instrucciones sobre el tratamiento de datos personales a través de sistemas de inteligencia artificial.
• Circular Externa N.° 002 de 2015 de la SIC, sobre el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).
• Ley 1266 de 2008 — Habeas Data Financiero, en lo que resulte aplicable.
• Código Sustantivo del Trabajo, en lo relativo al tratamiento de datos de colaboradores y candidatos a vacantes.
• Demás normas que adicionen, modifiquen o sustituyan las anteriores.

3. Definiciones

• Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Sensible: dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia sindical, salud, vida sexual y datos biométricos, entre otros).
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de Freeticket, en cualquiera de las categorías descritas en la Sección 4.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento. Freeticket S.A.S. tiene esta calidad respecto de los datos descritos en las Secciones 4.1, 4.2, 4.4 y 4.5.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que trata datos por cuenta del Responsable (por ejemplo, la Pasarela de Pago o los proveedores tecnológicos de Freeticket).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión o transferencia.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Transferencia: envío de datos personales a un receptor que a su vez actúa como Responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos personales a un Encargado para que trate por cuenta del Responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Grupo Empresarial: conjunto de sociedades vinculadas por unidad de propósito y dirección conforme al artículo 28 de la Ley 222 de 1995, del cual hacen parte Freeticket S.A.S.
• forma de tratamiento automatizado consistente en el uso de datos personales para evaluar determinados aspectos de una persona natural, en particular para analizar o predecir sus preferencias, intereses o comportamiento.

Para la interpretación de esta Política, los términos con inicial mayúscula tienen el significado que aquí se les asigna; las referencias en singular incluyen el plural y viceversa; y los títulos de cada sección se incluyen únicamente para facilitar su lectura, sin que limiten el alcance de su contenido.

4. Categorías de Titulares y Datos que se Recopilan

4.1. Usuarios Fan y Compradores

Datos de registro y perfil (nombre completo, correo electrónico, teléfono móvil, ciudad de residencia, contraseña cifrada); datos de transacciones (historial de boletos y membresías, número y estado de cada orden); datos de uso de la Plataforma (dirección IP, datos del dispositivo, navegación, geolocalización aproximada derivada de la IP); y datos del boleto (código QR, registro de validación y, en caso de transferencia, correo del destinatario).

Freeticket no almacena los datos completos de tarjetas de crédito o débito ni de las cuentas bancarias utilizadas para pagos por PSE: dicha información es procesada directamente por la Pasarela de Pago, que únicamente entrega a Freeticket la confirmación de la transacción y, si aplica, los últimos cuatro dígitos del instrumento de pago.

4.2. Usuarios B2B — Artistas, Venues y Productores

Nombre del representante legal o titular de la cuenta; nombre artístico, del venue o razón social; documento de identificación tributaria (NIT o cédula); datos bancarios para la dispersión de fondos; información de los Eventos publicados; métricas de ventas y de contenido; y, según el nivel de servicio contratado, datos técnicos asociados a transmisiones en vivo.

4.3. Datos de Fans de un Usuario B2B (base de datos compartida)

Cuando un Usuario Fan compra un boleto o se suscribe a la Membresía de un Usuario B2B, este último tiene acceso, dentro del portal de gestión, al nombre, correo electrónico, ciudad, historial de compras, estado del boleto o suscripción, y el historial de dispositivos desde los cuales dicho Usuario Fan ha ingresado a la Plataforma, respecto de su propia comunidad. Frente a estos datos, el Usuario B2B actúa como Responsable del Tratamiento y Freeticket como Encargado, conforme a la Sección 6.

4.4. Colaboradores, Contratistas y Candidatos a Vacantes

Freeticket recolecta y trata los datos personales de sus empleados, contratistas, practicantes y demás colaboradores (nombre, documento de identidad, datos de contacto, información laboral, académica y de seguridad social) necesarios para la gestión de la relación contractual, el pago de salarios y prestaciones, y el cumplimiento de sus obligaciones legales como empleador. Freeticket también trata los datos de las personas que aplican a sus procesos de selección (hojas de vida, referencias y demás información suministrada voluntariamente por el candidato), exclusivamente para los fines del proceso de selección correspondiente.

4.5. Proveedores, Accionistas y Representantes Legales

Freeticket trata los datos de contacto e identificación de las personas naturales que actúan como proveedores, contratistas, accionistas o representantes legales de personas jurídicas con las que Freeticket tiene una relación contractual, comercial o societaria, con el fin de gestionar dicha relación y cumplir las obligaciones legales, contables y tributarias correspondientes.

5. Finalidades del Tratamiento

5.1. Finalidades principales frente a Usuarios Fan y B2B

• Crear y gestionar la cuenta del Usuario Fan o del Usuario B2B.
• Procesar la compra de boletos y la suscripción a Membresías, incluida la coordinación con la Pasarela de Pago.
• Emitir y entregar boletos digitales, gestionar su transferencia y validación.
• Habilitar la publicación de Eventos, la gestión de Membresías, contenido y transmisiones en vivo del Usuario B2B.
• Realizar la dispersión de fondos provenientes de ventas de boletos y Membresías al Usuario B2B.
• Enviar confirmaciones de compra, cambios en el Evento y notificaciones de servicio.
• Brindar soporte técnico y atención de peticiones, quejas y reclamos.
• Prevenir el fraude, la suplantación de identidad y la Reventa de boletos.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de reporte ante autoridades competentes.
• Compartir con el Usuario B2B los datos de sus compradores y suscriptores, exclusivamente para la gestión de su propia comunidad.

5.2. Finalidades secundarias (autorización adicional)

Con autorización expresa y separada del Titular, Freeticket podrá tratar sus datos para el envío de comunicaciones comerciales sobre eventos y artistas, personalización de la experiencia en la Plataforma (incluyendo recomendaciones de eventos), y análisis estadístico de comportamiento. El Titular puede revocar esta autorización en cualquier momento sin que ello afecte la prestación del servicio principal.

5.3. Finalidades frente a Colaboradores, Candidatos y Proveedores

Los datos descritos en las Secciones 4.4 y 4.5 se tratan para: gestionar la vinculación contractual y su ejecución; realizar los procesos de selección y evaluación de candidatos; efectuar el pago de salarios, honorarios y prestaciones; cumplir obligaciones en materia de seguridad social, laboral y tributaria; y gestionar la relación comercial o societaria correspondiente.

6. Freeticket como Responsable y como Encargado del Tratamiento

Freeticket actúa como Responsable del Tratamiento respecto de los datos descritos en las Secciones 4.1, 4.2, 4.4 y 4.5, recolectados para sus propias finalidades administrativas, contractuales, de facturación y de seguridad.

Freeticket actúa como Encargado del Tratamiento respecto de los datos descritos en la Sección 4.3 (datos de fans dentro de la comunidad de cada Usuario B2B), tratándolos por cuenta e instrucción de este último. Freeticket únicamente podrá utilizar estos datos con fines de mercadeo o promoción cuando medie solicitud o instrucción expresa del Usuario B2B correspondiente. Esta distinción se formaliza en los Términos y Condiciones y, cuando corresponda, en el respectivo contrato o cláusula de transmisión de datos conforme al artículo 25 de la Ley 1581 de 2012.

7. Autorización para el Tratamiento

El tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular conforme al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, obtenida mediante la aceptación de esta Política al momento del registro, o mediante conducta inequívoca cuando el Titular haya tenido pleno conocimiento de la Política y use activamente la Plataforma. La autorización para finalidades secundarias se solicita de manera separada. Freeticket conserva el registro de cada autorización (fecha, mecanismo y versión de la Política aceptada) como soporte de cumplimiento.

La autorización para las finalidades principales descritas en la Sección 5.1 es condición necesaria para el registro y uso de la Plataforma; si el Titular no la otorga, Freeticket no podrá crear su cuenta ni procesar sus compras. La autorización para finalidades secundarias es siempre facultativa y su negativa no afecta el acceso a los servicios principales.

8. Tratamiento mediante Sistemas Automatizados y de Inteligencia Artificial

Freeticket utiliza herramientas de análisis del comportamiento de navegación y de compra para inferir preferencias de contenido y ofrecer recomendaciones de eventos y artistas dentro de la Plataforma. Este tratamiento constituye Perfilamiento y se realiza conforme a las instrucciones de la Circular Externa N.° 002 de 2024 de la SIC sobre tratamiento de datos personales mediante sistemas de inteligencia artificial, en particular en cuanto a la minimización de datos, la transparencia frente al Titular y la posibilidad de que este se oponga a este tratamiento en los términos de la Sección 13, sin que ello afecte su acceso a las funcionalidades esenciales de la Plataforma.

9. Datos Sensibles

Freeticket no recopila deliberadamente datos sensibles. Si un Titular suministra voluntariamente información de esta naturaleza en mensajes, comentarios o contenido, Freeticket la tratará con máxima confidencialidad y no la utilizará para fines de Perfilamiento. Si en el futuro fuera necesario tratar datos sensibles, se solicitará autorización explícita y diferenciada conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, informando al Titular el carácter facultativo de responder.

10. Menores de Edad

La Plataforma no está dirigida a personas menores de 18 años y Freeticket no recopila intencionalmente sus datos personales, ni habilita mecanismos de autorización parental para la creación de cuentas. Cuando un menor de edad asista como espectador a un Evento, la compra del boleto deberá ser realizada por un adulto responsable, quien asume la titularidad de los datos de la transacción. Si Freeticket llegara a tener conocimiento de haber recopilado datos de un menor sin la debida diligencia, procederá a eliminarlos a la mayor brevedad.

11. Formas de Recolección de los Datos

• Registro directo en la Plataforma web y en la aplicación móvil.
• Formularios de compra de boletos y de suscripción a Membresías.
• Comunicaciones por correo electrónico o WhatsApp para atención de PQR.
• Información suministrada por la Pasarela de Pago en el marco de una transacción.
• Procesos de selección, contratación y gestión de proveedores.
• Cookies y tecnologías de rastreo utilizadas en el sitio web (Sección 19).

12. Veracidad de la Información Suministrada

El Titular es el único responsable de la veracidad, exactitud y vigencia de los datos personales que suministra a Freeticket. Freeticket no verifica de forma sistemática la identidad de quien suministra los datos, salvo en los casos en que expresamente lo indique, y no asume responsabilidad por los daños o perjuicios derivados de la falta de veracidad de la información suministrada por el Titular, incluidos aquellos que se deriven de la suplantación de la identidad de un tercero.

13. Derechos de los Titulares

• Acceso: conocer los datos personales que Freeticket tiene sobre usted.
• Rectificación: solicitar la corrección o actualización de datos inexactos o desactualizados.
• Cancelación o supresión: solicitar la eliminación de sus datos cuando no sean necesarios para las finalidades que la justificaron, o haya revocado la autorización, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos para finalidades específicas, en particular comunicaciones comerciales y Perfilamiento.
• Portabilidad: solicitar copia de sus datos en formato estructurado, en la medida en que sea técnicamente posible.
• Revocación de la autorización, sin efecto retroactivo; la revocación de finalidades principales puede implicar la imposibilidad de continuar prestando el servicio.
• Presentar consultas y reclamaciones ante Freeticket y, en su caso, ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

14. Procedimiento para el Ejercicio de Derechos

Las solicitudes se presentan al correo contacto@freeticket.us, indicando: nombre completo del Titular, número de documento de identidad, datos de contacto para recibir respuesta, descripción clara del derecho que desea ejercer y de los hechos que motivan la solicitud, y los soportes que quiera hacer valer. Cuando la solicitud sea presentada por un causahabiente, representante o apoderado del Titular, deberá acreditar dicha calidad.

Las consultas se atienden dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción, prorrogables por cinco (5) días hábiles adicionales previa comunicación al Titular. Las reclamaciones se atienden dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales, conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Mientras el reclamo esté en trámite, se incluirá en la base de datos correspondiente la leyenda "reclamo en trámite" y su motivo. Agotado este trámite, el Titular puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.

15. Medidas de Seguridad

• Cifrado de contraseñas mediante algoritmos de hash seguro y cifrado de datos en tránsito bajo protocolo HTTPS/TLS.
• Acceso restringido a los datos personales bajo el principio de mínimo privilegio.
• Uso de proveedores de pago certificados bajo el estándar PCI-DSS.
• Firewalls, sistemas de detección de intrusiones y herramientas de protección contra software malicioso.
• Acuerdos de confidencialidad con colaboradores y proveedores que tengan acceso a datos personales.
• Destrucción o anonimización segura de los datos personales una vez cumplida la finalidad y los plazos de conservación de la Sección 18.
• Revisiones periódicas de los sistemas de información y de las prácticas de seguridad.

Ningún sistema de seguridad es infalible. Ante una violación de seguridad que afecte datos personales, Freeticket notificará a la Superintendencia de Industria y Comercio y, cuando sea pertinente, a los Titulares afectados, en los términos que exija la normativa vigente.

16. Transferencia y Transmisión Nacional de Datos

Freeticket transmite datos personales, en calidad de Encargados, a: (i) la Pasarela de Pago, para el procesamiento de transacciones; (ii) su proveedor de infraestructura en la nube [nombre y país del proveedor por confirmar]; (iii) su proveedor de correo electrónico transaccional [nombre por confirmar]; y (iv) herramientas de analítica web [nombre por confirmar], respecto de las cuales se procura la anonimización o seudonimización de los datos en la mayor medida posible. Freeticket suscribe con cada Encargado los acuerdos de tratamiento de datos exigidos por la normativa.

17. Transferencia y Transmisión Internacional de Datos Personales

Freeticket S.A.S. podrá tener relación futuras con sociedades que podrán ser parte del grupo empresarial en otras jurisidcciones. En el marco de dicha relación, y para efectos de soporte tecnológico, alojamiento de datos y demás funciones administrativas del grupo, podrán realizarse transmisiones y/o transferencias internacionales de datos personales entre ambas sociedades.

Dichas operaciones se realizarán observando el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, verificando en cada caso: (i) si el país receptor cuenta con nivel adecuado de protección conforme al listado del Capítulo 3, Título V de la Circular Única de la SIC; (ii) si la operación se enmarca en alguna de las excepciones del artículo 26; o (iii), en su defecto, si se requiere una declaración de conformidad ante la SIC.

Como garantía adicional, Freeticket podrá adoptar las cláusulas contractuales modelo de la Red Iberoamericana de Protección de Datos recomendadas por la Circular Externa N.° 003 de 2025 de la SIC, o Normas Corporativas Vinculantes dentro del grupo empresarial conforme al Decreto 255 de 2022.

Dado que Freeticket ya permite a los Usuarios B2B cobrar Membresías en monedas distintas al peso colombiano, es posible que existan flujos de datos financieros hacia procesadores de pago internacionales adicionales a la Pasarela de Pago principal; esta sección se ajustará una vez se confirme dicha arquitectura. En el evento de expansión de Freeticket hacia nuevos mercados, esta Política y los mecanismos de transferencia aquí descritos se actualizarán para cubrir los flujos de datos hacia las jurisdicciones correspondientes.

18. Conservación de los Datos

Freeticket conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales aplicables. A título indicativo, sujeto a confirmación con el área contable y tributaria de Freeticket: datos de transacciones, mínimo [5] años conforme al Código de Comercio y el Estatuto Tributario; datos de la cuenta, mientras esta permanezca activa y hasta [2] años después de su cancelación; datos de colaboradores y exempleados, conforme a los términos previstos en la legislación laboral; hojas de vida de candidatos no seleccionados, hasta [1] año desde la finalización del proceso de selección, salvo autorización del candidato para conservarlas por más tiempo; registros de autorización, de forma indefinida como soporte de cumplimiento; datos de comunicaciones de soporte, [2] años desde el cierre del caso; y registros de validación de boletos, [1] año desde la fecha del Evento.

19. Cookies y Tecnologías de Rastreo

Freeticket utiliza cookies propias y de terceros, así como tecnologías similares de rastreo, en su plataforma web. El Titular es informado sobre su uso mediante un banner de consentimiento y puede gestionar sus preferencias desde la configuración de su navegador.

20. Usos Adicionales o Nuevas Finalidades

Si Freeticket requiere tratar los datos personales de un Titular para una finalidad distinta de las descritas en esta Política, solicitará previamente la autorización correspondiente, informando de manera clara la nueva finalidad antes de iniciar dicho tratamiento.

21. Modificaciones a la Política

Freeticket podrá actualizar esta Política en cualquier momento. Cuando la modificación afecte de manera sustancial la identificación del Responsable o las finalidades del tratamiento, se comunicará al Titular y se solicitará una nueva autorización cuando la ley así lo exija. Las demás modificaciones se notificarán mediante correo electrónico y/o aviso destacado en la Plataforma, con antelación razonable a su entrada en vigencia.

22. Vigencia y Contacto

Esta Política rige a partir de su publicación y permanece vigente hasta su reemplazo por una versión actualizada. Para el ejercicio de derechos o cualquier consulta: contacto@freeticket.us. El Titular puede además presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co, línea nacional 01 8000 910165, Carrera 13 N.° 27-00, Bogotá D.C.).